Informatio
25(1), 2020, pp. 205-233 ISSN: 2301-1378
DOI: 10.35643/Info.25.1.9

Relato de experiencia

Compra Centralizada en una biblioteca universitaria de Uruguay

Compra centralizada em uma biblioteca universitária no Uruguai

Ruth Santestevan¹

¹ Licenciada en Bibliotecología. Directora del Departamento de Documentación y Biblioteca de la Facultad de Ciencias Sociales. Correo electrónico: ruth.santestevan@cienciassociales.edu.uy. ORCID: 0000-0003-1567-7156.

Resumen

Los objetivos son difundir el estudio de la compra centralizada de publicaciones periódicas mediante la Partida Central de Adquisiciones Bibliográficas (PCAB) y las conclusiones del periodo, basadas en el análisis de los datos de la Distribución Presupuestal, suministrados por PCAB. Proporciona un enfoque de las Bibliotecas de la Universidad de la República (UdelaR), de la tarea de la Sección Adquisiciones del  Departamento de Documentación y  Biblioteca de la Facultad de Ciencias Económicas y Administración (FCEA), de la gestión y el desarrollo de la colección y las dificultades encontradas. Se hace una retrospectiva del surgimiento de la compra centralizada y la visión de la gestión de PCAB en  FCEA. En el anexo se transcribe el Análisis de los cuadros enviados por el Departamento de Desarrollo y Gestión de Colecciones, recibidos en agosto de 2019, mostrando la relación entre  los centros. Las conclusiones señalan la necesidad del trabajo conjunto de las bibliotecas para lograr el aumento sustantivo de rubros destinado a las bibliotecas. En el epílogo se emite la concepción de biblioteca y de la profesión, de ser y sentirse universitario, del convencimiento del poder del asociacionismo para el avance de cualquier emprendimiento. Y se plantea un reto para los jóvenes.

Palabras clave: COMPRA CENTRALIZADA; PRESUPUESTO; PCAB; ANÁLISIS; BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS.

Resumo

Os objetivos são disseminar o estudo da compra centralizada de publicações periódicas por meio da Partida Central de Aquisições Bibliográficas  (PCAB) e as conclusões do período com base na análise dos dados da Distribuição Orçamentária, fornecidos pelo PCAB. Mostra uma visão das Bibliotecas da Universidade da República (UdelaR), a tarefa da Seção de Aquisições do Departamento de Documentação e Biblioteca da Faculdade de Ciências Econômicas e Administração (FCEA), o gerenciamento e desenvolvimento da coleção e as dificuldades encontradas. Se faz uma retrospectiva do surgimento de compras centralizadas e da visão do gerenciamento da PCAB na FCEA. O anexo transcreve a análise das tabelas enviadas pelo Departamento de Desenvolvimento e Gerenciamento de Coleções, recebidas em agosto de 2019, mostrando a relação entre os centros. As conclusões indicam a necessidade do trabalho em equipe das bibliotecas para alcançar o aumento substancial de verba para as bibliotecas. No epílogo, é emitido o conceito de biblioteca e profissão, de o ser e o sentir universitário, da convicção do poder do associacionismo para o avanço de qualquer empreendimento. E se apresenta um desafio para os jovens.

Palavras-chave: COMPRA CENTRALIZADA;  ORÇAMENTO; PCAB; ANÁLISE; BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS.

Introducción

En la coyuntura de un cambio de tareas y de responsabilidades es oportuno efectuar una reflexión de la labor realizada en los últimos años. Una mirada retrospectiva sobre el trabajo, con sus aspectos positivos y negativos. Este artículo tiene que ver con un proceso de trabajo desarrollado en los últimos 6 años de jefatura de la Sección Adquisiciones del  Departamento de Documentación y  Biblioteca de la Facultad de Ciencias Económicas y Administración (FCEA), con la valiosa colaboración, esfuerzo y motivación de la Lic. Fabiana Delfino. Constituye una culminación  de un ciclo de aprendizaje e intercambio de saberes y experiencias con los compañeros de la biblioteca y de la facultad. Los objetivos son difundir el análisis de la compra centralizada de publicaciones periódicas y las conclusiones a las que se ha arribado en el periodo, mediante la observación de la rutina anual y el trabajo con los datos proporcionados en la Distribución Presupuestal. Se consultan los documentos internos de la Sección, los Informes anuales del 2014 al 2018,  el Manual de procesos y rutinas 2018 y el Análisis 2019 (incluido en el Anexo).

Correlativamente, se emiten conceptos vinculados a la profesión, la imagen y la inserción del bibliotecólogo en la comunidad académica y en la sociedad toda.  No existe el hábito de difundir los proyectos y actividades diarias, de  investigar y publicar sobre el presente y el pasado de nuestras bibliotecas (Santestevan, 2008). Es necesario desarrollar esa práctica,  fomentar la escritura de informes y artículos en todos nuestros profesionales y estudiantes, cambiar la rutina y lograr una masa significativa de investigaciones en la disciplina.

Marco teórico

Para fijar el marco teórico, el espectro de los temas que se pueden vincular es muy amplio, las bibliotecas universitarias (Orera Orera, ed, 2005), la innovación y las nuevas tendencias.  El artículo de Marshall Breeding (2011) trata el acceso a los recursos electrónicos, las colecciones digitales, las plataformas de servicios, las interfaces de descubrimiento y otras herramientas de recuperación de información,  los cambios en la gestión, los sistemas integrados. La colega argentina Sandra Martín (2015) hace un buen resumen de todas las innovaciones y los desarrollos tecnológicos, las tendencias y oportunidades y los problemas que afectan a las bibliotecas, los desafíos y las posibilidades que tienen las bibliotecas.  En relación a los actores con los que debemos interactuar, Mercedes Patalano (2008) dice que:

El campo de las bibliotecas universitarias se configura como un sistema de relaciones entre “los bibliotecarios, los editores científicos, los proveedores de tecnologías de la información, los usuarios conformados por la comunidad académica, y las autoridades institucionales, entre otros agentes. ... El proceso de comunicación académico es un complejo sistema que involucra... académicos..., editores... y las bibliotecas,  ...  La tarea de contraste entre el discurso del modelo de biblioteca universitaria ¿qué se quiere ser?; su materialización mediante las prácticas de acceso a la producción científica: ¿ qué se ofrece?; y la relación establecida entre la institución biblioteca y la comunidad universitaria, a través de: ¿cómo se lo  comunica?  (p.13)

A partir del análisis realizado... el modelo cultural vigente se caracteriza como cerrado en su propio discurso sin interacción con otras disciplinas; sumergido en aspectos técnicos y ajeno al contexto social, económico y político, ... No obstante, podemos imaginar un escenario diferente... (p132).

Con referencia al desarrollo de la colección una buena guía es el texto de la colega argentina  (Aguado de Costa,  2011) y  el repertorio sobre “Desarrollo de la Colección y de los Servicios de Acceso”  dirigido por el Prof. Julio Díaz-Jatuf, con 102 citas bibliográficas (artículos, tesis, proyectos de grado y presentaciones a congresos y jornadas) publicados entre 2010 y 2015, en revistas académicas digitales y en sitios web institucionales, o depositados en repositorios especializados disponibles en  acceso abierto y con el enlace al texto completo.  (Díaz-Jatuf et al, 2015)

La colega española Blanca San José Montano (2016) plantea la evolución de la gestión de la colección como un proceso gradual donde factores internos y externos interactúan para trasformar la colección y sus actividades de gestión:

La colección de la biblioteca ha tenido grandes cambios que han afectado a los principios y prácticas de la gestión de la colección en tres áreas claves: aumentan y cambian las actividades tradicionales de la gestión de la colección, se amplían y modifican los agentes implicados; y la misión fundamental de dar acceso a todos los recursos de información que necesitan los usuarios remotos actuales o potenciales. La "cooperación" se convierte en un elemento esencial y motor principal de la gestión de la colección.

Hablando de colecciones colectivas Rieger (2019) considera que hay que tener nuevos enfoques y propuestas de valor para asimilar los nuevos atributos y la dependencia del contenido digital.

Deben resolverse cuestiones importantes, incluidos los modelos de gobierno y propiedad, las estrategias de preservación, los compromisos de retención y la incorporación de tales acuerdos de cooperación en los sistemas de descubrimiento para ayudar a los usuarios, que es el juego final. Las colaboraciones son complicadas, implican gastos generales... y habría que estudiar  diferentes modelos y evaluar qué está funcionando y por qué, ... ver los problemas e impedimentos.

En la bibliografía brasileña se planteó la discusión sobre la terminología y se llegó a proponer el término gestión de stock de información. (Correa y Santos, 2015).

Entre autores uruguayos se buscó información sobre las bibliotecas universitarias y las menciones de recursos destinados a ellas. Hay varios ejemplos sobre las peripecias de las bibliotecas para conseguir presupuesto, documentos internos y algunos artículos  que dan una percepción de los avances en la conformación del sistema de bibliotecas de UdelaR; falta camino por recorrer, en un esfuerzo sostenido, para completar la estructura orgánica, realizar emprendimientos coordinados, programar encuentros, cursos, consensuar reglamentaciones únicas, determinar estándares. Todo esto enmarcado en el desarrollo de un Sistema Nacional de Información, tema tratado por el colectivo en un seminario  y sin discusión orgánica y sistemática posterior. (Seminario para una Política Nacional de Información, 1991).

Las colegas Lil Bidart y Silvia Sánchez hicieron un análisis de la situación y de los recursos que poseen  las bibliotecas de UdelaR. Con respecto a los recursos financieros y las fuentes de financiamiento señalan que la mayoría de las bibliotecas no tienen presupuesto para la compra de material bibliográfico nuevo, para cubrir la bibliografía básica o para comprar ejemplares suficientes para satisfacer las necesidades de los estudiantes. Proponen la elaboración de  una política de información cuyo primer componente sería “mejorar el presupuesto para la gestión de la información”.  (Bidart y Sánchez, 2004)

La colega Lourdes Díaz, en su ponencia en el CUBI/CORBI analiza la calidad de la información en base a tres ejes, la generación del conocimiento, el acceso y el uso de los recursos de información. En lo referido a la calidad del acceso menciona lo que considera una política clara de inversiones para las bibliotecas a nivel central de la Universidad y cita la compra del paquete Ebsco y de ALEPH, la gestión de recursos centrales por PCAB y la cooperación con Timbo como “claras señales  del interés y preocupación de la institución por mejorar los recursos destinados a la enseñanza superior. (Díaz, 2010).  Estas inversiones constituyeron un gran incentivo, sin embargo desde las bibliotecas no fue suficiente para mantener un crecimiento constante.

La Profa. Madrid (2011) explica que las bibliotecas de enseñanza cumplen un papel fundamental en la formación y su misión es acompañar los procesos de enseñanza y de aprendizaje, dando soporte a las necesidades informacionales de la comunidad educativa, en sus aspectos informativos, formativos y recreativos. Considera que:

No parece posible cumplir con ninguna de las funciones específicas de la universidad (enseñanza, formación profesional, investigación, extensión) sin contar con la información adecuada, es decir, pertinente y relevante, actualizada y confiable, recuperable en tiempo y forma. De ahí la importancia de las bibliotecas. Deberían ser entendidas como parte de las políticas públicas de educación superior. De hecho, en los procesos de acreditación de carreras a nivel regional, tienen un peso importante las bibliotecas.

Realiza un rastreo en los documentos oficiales de la Universidad y ubica “unas pocas -y no siempre felices o adecuadas- referencias a las bibliotecas universitarias”.  Resume iniciativas referentes a la integración en un sistema único, como la creación de la Subcomisión de Gestión de Bibliotecas. Dice que las autoridades ubican este sistema en el marco de sistemas horizontales de gestión, lo cual es el primer obstáculo, ya que bibliotecas deben integrarse como sistema horizontal académico, no administrativo. El otro obstáculo es entender que “conformar un sistema no se limita a elegir y aplicar un software.” Considera que la brecha está relacionada con el  tiempo y los recursos financieros.

Los plazos para la discusión y posterior toma de decisiones suelen ser muy largos en la Universidad, y no siempre las soluciones llegan a tiempo... además si el tema no tiene prioridad en la agenda, la dilación es mayor. Lo mismo sucede con la financiación, todo está sujeto a “disponibilidad presupuestal”, y la lucha por los fondos es dura... las autoridades universitarias no brindan lineamientos ni pautas explícitos con respecto a las bibliotecas, lo que trae aparejados avances y retrocesos, cambios de rumbo... Los desacuerdos a la interna del colectivo bibliotecario debilitan una posición de por sí endeble. Sin embargo se ha avanzado, acumulando conocimiento y experiencia en el trabajo en equipo, construyendo consensos y documentando el trabajo de diseño y fundamentación.

Propone conformar grupos de trabajo y evaluar la experiencia, opina que se han realizado estudios previos serios y exhaustivos y que hay seguimiento pero no evaluación formal y sistemática.

Creemos que en la Universidad de la República no existe una política definida de bibliotecas, o existe por omisión. Se han dado, durante décadas, avances mínimos, a pesar de los proyectos que se vienen presentando desde los tempranos ’70 del siglo pasado, por iniciativa de las bibliotecas más que de las autoridades... Las dificultades han estado de las dos partes, los bibliotecólogos, para constituirse como colectivo e impulsar como tal las iniciativas y de las autoridades para jerarquizar el tema. Las debilidades como colectivo son una tendencia, no sólo en esta área y ameritarían de por sí una investigación. La actitud de las autoridades también.

Los aspectos que menciona nos dan la pauta de todo el trabajo que tenemos por delante para dar visibilidad a las bibliotecas y a la profesión. Surgen sugerencias interesantes para evaluación, estudio y adaptación al cambiante panorama. El Prof. Echenagusía (2018) analiza la gestión de colecciones en bibliotecas universitarias, informa sobre una práctica que considera que puede ser controversial, el outsourcing o tercerización y describe el surgimiento y evolución del approval plan. Describe sus ventajas y riesgos de implementación y plantea algunas consideraciones sobre las perspectivas de su uso por diversos tipos de bibliotecas.  La Profa. Sabelli (2003) propone conformar consorcios en el Mercosur.

Para una investigación de tesis de grado se realizó un relevamiento sobre el estado actual de la  cooperación en las bibliotecas de la Universidad de la República. En las conclusiones aseguran que las bibliotecas de UdelaR

participan en su mayoría en algún proyecto de cooperación... Es una participación más pasiva que activa, ya que solo buscan y descargan información ... no es posible afirmar si todas utilizan la misma definición de cooperación...suele confundirse con trabajo coordinado.  p.75

En selección de dificultades se halla la falta de interés y apoyo institucional, falta de políticas macro...en algunos casos, las bibliotecas desconocen convenios y acuerdos vigentes... en los que pueden,  participar y colaborar. ... Se concluye que en realidad lo que falta es creación y promoción de políticas de uso y participación en las redes cooperativas. p. 78

La falta de políticas macro, el desconocimiento de las mismas y la falta de interés institucional surgen en las encuestas como los obstáculos que limitan el uso y manejo de la cooperación. Sin embargo llama la atención que estando disponibles acuerdos, convenios y recursos cooperativos, éstos no sean utilizados para obtener los mayores beneficios posibles. Para cambiar esta realidad, hay que romper los patrones habituales, organizacionales y de cultura institucional, para poder conocer o descubrir todas las posibilidades que la cooperación brinda.  p.79 (Placeres Bravo y Rodríguez Valverde, 2019)

Para romper los patrones y conocer todos los aspectos de la realidad de nuestras bibliotecas, hay que conformar grupos profesionales de  investigación y estudio (no limitarse a los académicos)  que analicen las tareas diarias y las que se podrían incorporar. Y que se publique sus conclusiones.

Otra discusión pendiente es la de las publicaciones electrónicas.  Alicia Díaz Costoff  (2013) reflexiona sobre lo que considera un desafío para la biblioteca, analiza las ventajas y desventajas, el modelo de negocio y  la necesidad de estrategias para guardar esta información:

Una de las dificultades es la modalidad de adquisición. El modelo de negocio de la compra bibliográfica ha cambiado. Nos manejamos con licencias de uso y compras restringidas. Compramos acceso, no el objeto físico como tal. De tener colecciones de revistas materializadas en papel, hemos devenido a gestionar colecciones virtuales e inmateriales. No poseemos la propiedad del número de la revista, disponemos de su acceso. El conocimiento científico no se vende como tal, se alquila, se da en licencia de uso... muchas veces las condiciones de la compra de estos servicios las ponen en forma unilateral las grandes editoriales multinacionales... qué pasa si un año no tenemos presupuesto para comprar la licencia de uso, o si  el editor quiebra o si el título de la revista cesa y no queda servidor en la web donde colgar sus existencias anteriores... Entonces surge la otra dificultad asociado a este nuevo soporte, ¿cómo almacenarlas? Si bien existe la posibilidad de adquirir los respaldos, los “back-up” físicos de las mismas, estos son extremadamente caros y me atrevo a decir que aún esta opción no está lo suficientemente discutida en nuestra comunidad de bibliotecarios.

Informa sobre TIMBO y SCIELO y alguna solución posible. Concluye que:

La cuestión es cómo planificar un sistema de archivo que asegure la permanencia de esa información en el tiempo... por extensión lo aplico también a las bibliotecas, estamos en “mutación” y tenemos el imperativo de definir qué cosas queremos resguardar y conservar de esta civilización en esa otra sociedad que está emergiendo. El desafío es nuestro, la imaginación para lograr un camino intermedio también. (Díaz Costoff, 2013)

También debemos estudiar en conjunto con los investigadores los nuevos planes que han surgido. El Plan S es la iniciativa europea que pretende el acceso abierto completo e inmediato a las publicaciones financiadas con fondos públicos y que ha tenido apoyos, críticas y riesgos (Hernández-Pérez, 2019). El plan U fue presentado en una comunicación en la revista PLOS Biology con el objetivo de “obtener un mecanismo exitoso y de bajo costo para proveer el acceso abierto a los resultados de las investigaciones”, separando “la diseminación de los manuscritos del proceso de su evaluación y certificación”. (Spinak, 2019).

Bibliotecas de la Universidad de la República

Algunas Bibliotecas ya cumplieron 100 años y otras son de muy reciente creación, casi todas tienen una pequeña reseña histórica en su sitio web. Un tema de investigación para el futuro, para quien decida iniciarla, es sistematizar toda esa  información y narrar la odisea de las bibliotecas. La denominación Departamento de Documentación y Biblioteca se determina en el Reglamento Orgánico de las Facultades de la Universidad de la República del 27 de febrero de 1974. Dispone la creación de dicho Departamento, de la Dirección y 4 secciones (Préstamo, Adquisiciones, Documentación y la Sección Información y Servicios Auxiliares) en todas las dependencias universitarias y especifica sus cometidos, que son ampliados en las Ordenanzas Orgánicas del 10 de enero de 1975 y del 24 de julio de 1975.  (Chiacchio, 1975). Los documentos generados en el periodo de la intervención de la Universidad, con referencia a estructuras y que no lesionaran los derechos de las personas, son homologados al cesar la misma en 1985.

A estas 4 secciones iniciales mencionadas, en algunos centros se crean una o dos más; ha habido muchas variaciones en la denominación, en la conformación de la estructura interna y en la distribución de tareas. Cada centro tiene su propia idiosincrasia. La Sección Adquisiciones no aparece en todas las bibliotecas de los centros universitarios, a veces las tareas son realizadas por otras secciones; se ha observado que las bibliotecas se organizan en forma diferente y a la interna la distribución de tareas difiere.  Al integrar el  mismo organismo, la colaboración entre nuestras bibliotecas forma parte de su quehacer diario. Es necesario profundizar y ampliar esta costumbre, para que adquiera fuerza y trascienda. La realización de reuniones periódicas por secciones o por grupos de tareas permitiría conocer las diferencias y elegir las mejores prácticas; analizar lo que se puede alcanzar en base a lo que se obtuvo y en el poder de creatividad que sea posible desarrollar. Los intercambios virtuales y presenciales permitirían pensar estrategias para la integración con otros servicios universitarios, que podrían ser aliados de las bibliotecas en la propuesta  de proyectos conjuntos, transversales e  integrados.

Sección Adquisiciones de la Biblioteca de FCEA

La Sección Adquisiciones del  Departamento de Documentación y  Biblioteca de la Facultad de Ciencias Económicas y Administración (FCEA) se encarga de la gestión y el desarrollo de la colección -seleccionar el material, conseguir presupuesto, comprar, recibir donaciones, descartar y si corresponde, enviar a otras bibliotecas, especialmente del interior-.  Procura acrecentar y afianzar el contacto con los docentes de FCEA y  con el Centro de Estudiantes (CECEA), para recibir sus publicaciones y para la compra con descuento en la librería de los estudiantes. Asimismo se ocupa de ingresar a las distintas bases de datos e inventarios, el material bibliográfico recibido por compra, donación o depósito legal y determinar la biblioteca destinataria (Biblioteca de FCEA o de Institutos -IECON e IESTA).   Es importante señalar la trascendencia del ingreso del material al Módulo de Adquisiciones de Aleph y el uso permanente del catálogo BiUR (http://www.biur.edu.uy/F) para la verificación de la existencia del material recibido en las bibliotecas de FCEA o en otra de UdelaR. Asimismo se reciben y procesan las tesis de grado, posgrados y trabajos finales de la facultad y del Centro de Posgrados.

Se cumple con la planificación de tareas, reuniones internas de trabajo y elaboración de documentos de la sección: informe anual, informes de tareas puntuales, Manual de procesos y rutinas (instrumento de trabajo en constante actualización que orienta y determina responsabilidades, establece criterios y prioridades para la mejor distribución de los recursos y para un crecimiento equilibrado del acervo). Se lleva a cabo la coordinación y difusión de eventos, se elabora y difunden los boletines de novedades bibliográficas y se coordina y colabora con otras secciones de la Biblioteca y otros Departamentos o Secciones de FCEA. Se participa en movimientos y corridas en Colección general y en Subsuelo.

Adquisición y gestión de la colección

Para  mantener colecciones actualizadas (y para mantener un servicio acorde con las necesidades universitarias) es necesaria una inversión constante:  en personal, en tiempo, financiera (rubros para compras, equipos, etc)  y edilicia, pensando en el espacio físico a destinar y en su mantenimiento (higiene, seguridad y condiciones de almacenamiento), así como la capacidad virtual de almacenamiento. El cumplimiento de estándares cualitativos y cuantitativos, en proceso de elaboración en UdelaR, entre otros beneficios apoyaría el proceso de autoevaluación y acreditación de las carreras. Las bibliotecas chilenas   señalan, en referencia a los estándares en la gestión de recursos de información (Estándar II p.11-20):

La gestión de recursos de información incluye el concepto de desarrollo de colecciones, facilidades de acceso a otras colecciones, adquisiciones cooperativas a través de consorcios, almacenamiento cooperativo, acceso electrónico a bases de datos y a otros recursos de información -texto completo-, disponibles a través de las redes de telecomunicaciones. 1.5. Es importante buscar un equilibrio entre recursos de información locales y virtuales. (Consejo de Rectores de Universidades Chilenas, Comisión Asesora de Bibliotecas y Documentación, 2001)

El material bibliográfico es recibido por tres vías: compra, donación y por Depósito Legal. FCEA no tiene una publicación propia, que podría constituir un instrumento de canje. El canje ha ido perdiendo vigencia debido al incremento de las publicaciones digitales y encarecimiento de los envíos.

• Compra de Libros: Se lleva a cabo con presupuesto asignado por  la facultad. Se toman las sugerencias realizadas por los docentes en un formulario disponible en la web. Se elabora el listado y se eleva al Decano,  quien decide la aprobacioón o no del presupuesto presentado. Se compra en plaza, con solicitudes de 3 precios como lo requiere la normativa;  o se compra en linea con la tarjeta institucional. En ocasiones los docentes proporcionan bibliografía adquirida con rubros pertenecientes a proyectos.
• Compra de publicaciones periódicas: Se utilizan los fondos adjudicados centralmente por la Partida Central de Adquisiciones Bibliográficas (PCAB), que asigna a cada Servicio una partida de dinero proporcional a la inversión que realizó el centro en el bienio anterior en su Biblioteca en 2 ítems: bibliografía e infraestructura. Cuando el monto es insuficiente, las autoridades de FCEA aprueban un traspaso de fondos a PCAB para cubrir el faltante. Este punto se desarrolla más adelante.
• Depósito legal: El Artículo 4º de la  Ley Nº 17.088 determina que la Universidad de la República recibe 1 ejemplar de los impresos que realicen impresores y afines en el país. Lo recibe la Biblioteca de la Facultad de Derecho y lo envía a cada centro según la temática. No se ingresa todo, según los criterios establecidos para las donaciones. El material excluido se deriva a otras bibliotecas.
• Donaciones de libros y revistas: Además del Depósito Legal se reciben donaciones de instituciones nacionales o extranjeras y de particulares, el Centro de Estudiantes de FCEA (CECEA) periódicamente envía los Apuntes que edita. Las  donaciones seadmiten con la premisa de poder desechar, por razones de pertinencia, obsolescencia o deterioro. Se siguen los lineamientos de la Política de donaciones. El material excluido se coloca en una mesa colocada a la entrada, a disposición de los usuarios o se dona a otras bibliotecas.

Los recursos digitales comenzaron a ser agregados a los recursos informacionales disponibles; amplían la colección y nunca podrán llegar a sustituirla, entre otras razones por la caducidad de los soportes. Se ha comprado y se ha recibido donaciones de bases de datos,  se empezó a realizar la captación digital de documentos disponibles en la web.  Cabe mencionar nuevamente al Portal Timbó (https://foco.timbo.org.uy/); su creación y desarrollo significó un avance sustancial en la disponibilidad de información en nuestro país.

Dificultades encontradas

Entendemos que la selección y la adquisición de material bibliográfico son actividades sustanciales en la gestión de la Biblioteca universitaria. La premisa sería lograr la coherencia y el equilibrio de las colecciones en relación a los fines establecidos en los planes de estudio y líneas de investigación de los centros de UdelaR. Sin embargo se presentan limitantes que inciden en su desarrollo adecuado, en todos sus tipos y soportes, como la escasez de financiamiento para la compra o la heterogeneidad de las donaciones, razones por las cuales el crecimiento no puede ser planificado de una manera apropiada.

El presupuesto destinado a Biblioteca no está determinado, por lo cual no es posible saber de antemano con cuánto dinero se va a contar y programar una compra equilibrada entre las distintas áreas. La asignación de presupuesto para la compra, en esta facultad como en otros centros universitarios, queda librada al azar o a la contingencia, a  los imprevistos y a la determinación de prioridades por las autoridades. Explicar el concepto de inversión, opuesto al de gasto, cuando se está hablando de las bibliotecas y sus colecciones, es difícil y frustrante muchas veces.

Para la compra de libros se realizan dos actividades simultáneas, compra en línea y en plaza.  En línea se averigua precios, se realiza la reserva, se presenta el expediente  y se espera la aprobación del decanato para poder usar la tarjeta institucional; cuando llega la aprobación cabe la posibilidad que lo que se había seleccionado en línea ya no esté. Para la compra en plaza se prepara el listado y el expediente, el procedimiento (pedir 3 precios y comprar) es realizado por Sección Compras. En ambas hubo pérdidas de tiempo, gestiones dilatadas, escamoteos y el resultado final no siempre coincidió con el listado inicial. Es un proceso lento y desalentador que no satisface las expectativas.

Compra Centralizada de Publicaciones Periódicas

Se ejecuta mediante la Partida Central de Adquisiciones Bibliográficas (PCAB) y es  un  buen ejemplo del ahorro de divisas (aunque cada vez con menos capacidad de compra) y del trabajo coordinado entre las bibliotecas. Haciendo una rápida retrospectiva de su surgimiento, la Lic. Carolina Gammarano (2014) en un documento interno hace una reseña histórica, señala la suba del precio de las publicaciones  (entre un 7 y 8% anual) y del precio del dólar, el mantenimiento en pesos de los recursos (muy escasos) y las dificultades normativas de la compra en el exterior. Informa que en abril de 1987 se formó un grupo de trabajo, coordinado por el Prof Dr. Mario Wschebor -asistente del Rector Cr. Samuel Lichtenstein-, que redacta un Memorando al Rector sobre las dificultades en la compra y suscripciones de publicaciones periódicas en el exterior, que se realizaba mediante compra directa según el Art 29  del D.104/968 con licitación pública; el documento menciona la excepción C para contratar directamente y señala que ya en 1986 el Tribunal de Cuentas había aceptado la compra directa del material bibliográfico por parte de las facultades y plantea posibles soluciones. La colega narra que en octubre de 1987 el grupo formula una propuesta de reglamentación del proceso de adquisiciones bibliográficas al Consejo Directivo Central y que “la innovación” radica en que “se destina un monto adicional para la compra de las publicaciones, por fuera del que realice cada servicio con cargo a su presupuesto regular”. A partir de 1988 se realiza la compra mediante expediente ante el Rector, procedimiento anual que continua “por la vía del excepcionamiento hasta el año 2000”, cuando inicia reuniones con los servicios para determinar el procedimiento. (Gammarano, 2014). En setiembre de 2002 se crea la Partida y se aprueba el Reglamento de Asignación y Ejecución, con modificaciones sugeridas por la Dirección General de Jurídica. El Reglamento menciona la asignación de los rubros: “Se constituye con los recursos centrales que anualmente dispone el Consejo Directivo Central de la Universidad de la República para la adquisición de materiales bibliográficos con destino a los diferentes servicios universitarios”.  (Universidad de la República. Dirección General de Jurídica, 2002). Las conquistas a nivel central afectan positivamente al conjunto de las bibliotecas universitarias. Se suma el salto cualitativo que constituyó el estar dirigido por una colega. La Lic. Gammarano (2014) en la reseña mencionada lo señala:

En 2005 la PCAB pasa a ser dirigida por un  bibliotecólogo y pasa a depender directamente del  ProRectorado de Gestión Administrativa. Se realizan nuevas modificaciones, también con el agregado de sugerencias surgidas del devenir del trabajo,  se realizan agregados jurídicos al llamado, a efectos de garantizar el cumplimiento de  contratos de compra. El 9 de diciembre de 2013 se crea el Departamento de Desarrollo y Gestión de Colecciones, que pasa a ser dirigido por un Director, incluyéndose PCAB y el Catálogo Colectivo de Publicaciones Periódicas. Dicho Departamento depende del ProRectorado de Gestión Administrativa.

El documento además incluye el objetivo de la partida Central, las fuentes presupuestales, las acciones del Departamento y de las Bibliotecas, las ventajas, información de los proveedores, la organización del trabajo y el plan de acción anual. También el proceso y otras actividades de PCAB.

En el sitio web se menciona que la  “Dirección de Departamento está vacante y que Integran este Departamento dos Unidades de Información: Partida Central de Adquisiciones Bibliográficas (PCAB) y el Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas (CCPS)”.  (Departamento de Desarrollo y Gestión de Colecciones, 2018). Se ha solicitado al ProRector llenar este cargo. La decisión de las autoridades de asignar presupuesto para ocupar vacantes depende de la disponibilidad de rubros, del establecimiento de prioridades y de la coyuntura.

Con la creación del Programa Central de Adquisiciones Bibliográficas se logró la compra centralizada de publicaciones seriadas y de bases de datos y la racionalización de los recursos. En estos años de ejecución de compra a proveedores internacionales se ha logrado el ahorro de divisas y se ha evitado pérdidas de recursos universitarios. Está circulando internamente en este momento una propuesta de la Comisión Asesora de Adjudicación, de repetir el modelo de las publicaciones periódicas en la compra centralizada de libros. Es una coyuntura favorable dado el apoyo del ProRector de Gestión. Con las gestiones individuales en la compra de libros se está a merced del mercado y del encarecimiento del material a comprar. Puede llevar a duplicación en algunos casos y ausencias significativas en otros.  Se hace evidente la necesidad de emprender estrategias coordinadas, de aunar esfuerzos y de agudizar el ingenio y la creatividad. Será necesario modificar el Reglamento de PCAB y luchar por una partida económica mucho mayor. Correlativamente hay que lograr que cada centro invierta mucho más en cada una de sus bibliotecas. Esta negociación interna con las autoridades y los órdenes debería estar enmarcada por una dinámica de visualización de los servicios que brindan o pueden brindar las bibliotecas.

Gestión de PCAB en  FCEA

En FCEA la Sección Adquisiciones se encarga de las gestiones y del cumplimiento del cronograma indicado en el Reglamento de Asignación y Ejecución (Véase Cuadro 1)

Cuadro 1: Cronograma del Reglamento de Asignación y Ejecución

Cada año, desde 2014, la Sección Adquisiciones realiza un Análisis de la información recibida en agosto y lo eleva a la Dirección del Departamento.  En distintas circunstancias el Análisis fue enviado además a Decanato, Dirección de División Administrativa,  Dirección de Contaduría o Directores Académicos de FCEA. La metodología empleada es muy sencilla, se reordenan en forma descendente los datos brindados centralmente por PCAB. Esto permite apreciar, comparativamente en el contexto universitario, lo que recibe centralmente cada servicio y los rubros que adjudica a su biblioteca para su desarrollo, o sea la relación entre cada centro y su biblioteca. En el año 2019 el Informe  “Análisis de los cuadros enviados por el Departamento de Desarrollo y Gestión de Colecciones. Recibidos en FCEA en agosto de 2019” (Ver Anexo) fue presentado a Dirección en octubre. Se estudiaron los gráficos del ejercicio (Ver Cuadro 2); cada  uno fue  desglosado y analizado  y se establecieron relaciones entre  los centros.

Cuadro 2: Cuadro de Distribución Presupuestal

Para mencionar algunas cifras presentadas en los gráficos incluidos en el Anexo, de inversiones de los centros en sus bibliotecas (en números redondos): la Facultad de Odontología invirtió 4 millones de pesos, Derecho 2 millones y medio y FCEA invirtió 400 mil, en el ejercicio 2018. Sin embargo Odontología, en el ejercicio anterior había invertido 700 mil; Derecho una cifra superior 3 millones 700 mil; FCEA no superó los 200 mil pesos. La Partida, como ya se informó, asigna fondos a cada servicio para la compra en forma centralizada,  proporcional a la inversión que realizó el centro en el bienio anterior. Está de acuerdo con lo que el centro ha destinado a su Biblioteca en 2 ítems: bibliografía e infraestructura.  El ítem inversiones en bibliografía incluye la compra  de libros, revistas y material audiovisual. El ítem inversiones en infraestructura, incluye insumos, mobiliario, equipos técnicos, tecnología, capacitación.

Conclusiones

Las conclusiones del informe, similares a las de los informes de los años anteriores, son las siguientes:

FCEA está  entre los servicios que reciben más dinero para invertir en su centro
FCEA  está entre los servicios que menos rubros destinan a su Biblioteca
Consiguientemente el porcentaje destinado por PCAB a FCEA es bajo

Las conclusiones de este artículo son buscar los mecanismos para alcanzar los siguientes objetivos:

• aumento sustantivo de rubros destinado a las bibliotecas por cada facultad,
• ampliación y aumento sustancial de la partida para el desarrollo de las colecciones,
• creación de otros rubros y partidas para el crecimiento y desarrollo del sistema de bibliotecas, 
• creación de nuevos cargos y ampliación de la estructura.

Es necesario el trabajo conjunto de las bibliotecas en la sensibilización de las autoridades universitarias para una mayor inversión en las bibliotecas. Con mejor  comunicación y mayor cohesión, la comunidad profesional podrá pensar conjuntamente en alternativas aun no exploradas y en estrategias de trabajo y convencimiento.

Epílogo

Como forma de finalizar este artículo, una vez enumeradas las conclusiones en el apartado anterior, se emite a modo de consideraciones finales la concepción de biblioteca y de la profesión, de ser y sentirse universitario, del convencimiento del poder del asociacionismo para el avance de cualquier emprendimiento.

Luiz Milanesi es un colega brasileño que expuso en el Congreso Uruguayo de Bibliotecología e Información (CUBI) 2003, basado en el trípode leer, vivir, crear.  Su concepción de biblioteca es muy sugestiva; dice que al ordenar los registros del conocimiento humano, “la biblioteca reúne discursos contradictorios” y se vuelve una “fuente de conflictos y un nido de desorden”, en un artículo bastante anterior al congreso, donde retoma las ideas desarrolladas en el libro “Ordenar para desordenar” de 1986. Si bien se refiere a las bibliotecas  públicas, su idea se ajusta perfectamente a la biblioteca universitaria:

La biblioteca solo puede existir dentro de la perspectiva de transformar... por definición es el espacio de las contradicciones... un servicio que informa es esencialmente transformador... las informaciones agreden, desalojan, desordenan. El papel de la biblioteca es buscar la posición alternativa.... la biblioteca se ordena para desordenar, organiza sus informaciones para perturbar los discursos explícitos...El modo de pensar es el filtro a través del cual se ven y comprenden todas las relaciones sociales. La experiencia concreta y la información son dos posibilidades de interferir en ese filtro... El acto de informar alcanza su objetiv máximo cuando cambia el comportamiento del informado. Milanesi (1995)

La biblioteca universitaria quiere formar un usuario con la capacidad de determinar su necesidad de información, definir su búsqueda, encontrar la información pertinente, confrontarla con sus creencias y conocimientos y usarla de manera ética y responsable. La tarea se enfoca en gestionar los recursos de información de la mejor manera para lograr su accesibilidad. La vocación del bibliotecólogo es de servicio y la preocupación habitual es encontrar la forma de contribuir al conocimiento y facilitar el acceso a la información.  Ser facilitadores del aprendizaje, dentro del contexto educativo cambiante señalado por Morin (1999) en su libro sobre los saberes necesarios. Cada uno organiza su propio conocimiento; la contribución de la biblioteca se centra en desarrollar estrategias para facilitarle esa tarea al usuario, para que desarrolle su pensamiento crítico y genere más conocimiento. Volviendo a  los planteamientos de la introdución, para que el ciudadano sepa que hay un profesional que puede auxiliarlo y requiera sus servicios, hay que difundir su trabajo, su parecer y su verdadera imagen. Hay que trabajar en forma interdisciplinaria para que las bibliotecas logren la visibilidad necesaria ante la sociedad.

Merlo Vega (2006), en una Conferencia de la Asociación Vasca de Profesionales, resume 12 características de la profesión, prácticas y cambios en las actitudes personales; finaliza con un decálogo de sugerencias sobre "como debe ser un trabajador de la información que quiera contribuir  al desarrollo de la profesión”. Hay que estar, ser y saber y finalmente sentirse importante. Se coincide con su idea de que “debemos ser conscientes del privilegio que supone formar parte de un colectivo que trabaja para promover la cultura y el acceso a la información. Tenemos que estar orgullosos de nuestro trabajo y presumir de ser archiveros, bibliotecarios o documentalistas. ”

Anglada (2014) sostiene que para hacer las bibliotecas sostenibles se debe:

establecer un nuevo estereotipo de ‘biblioteca’ en la mente de las personas, uno que no se base en la fisicidad de los edificios o de los libros y sí en la función de dar soporte y ayudar en el difícil proceso de usar información y transformarla en conocimiento... La creación de esta nueva percepción... queda pendiente para que la realice la actual generación de bibliotecarios jóvenes... Este es el reto y el deber de ustedes, bibliotecarios jóvenes.

Es el reto para los jóvenes, dejar de lado la posición de silencio (explicado en su estudio sobre estereotipos por la Profa. Yanet Fuster, 2018) y trabajar en la construcción de una nueva imagen de los profesionales de la información.

Los jóvenes tienen el cometido de trabajar junto a sus pares en los ámbitos naturales de desarrollo y defensa de la profesión: en el cogobierno del Instituto de Información de la Facultad de Información y en la Asociación de Bibliotecólogos del Uruguay.